Hai mai provato ad organizzare un matrimonio in modo agile e, quindi, più funzionale?
Sicuramente il mondo dell’organizzazione dei matrimoni è il settore più distante dalla digitalizzazione e della tecnologia in generale, troppo contrapposta con la creatività e la sensibilità tipica degli operatori del wedding.
Tuttavia devi ammettere che al giorno d’oggi semplificarsi la vita significa essere più tecnologici.
Un noto portale di eventi, ha riportato uno studio di una società tedesca che nel 2016 ha svolto un’indagine per analizzare il livello di digitalizzazione negli eventi e che io oggi qui ti riporto, in modo più focalizzato sui matrimoni, che pur sempre eventi sono.
Il 75% dei professionisti intervistati che ha fatto uso di strumenti digitali prima, durante o dopo l’evento ha ammesso di aver raggiunto i traguardi che si erano prefissati nonché di aver realizzato un evento organizzato meglio e con una migliore resa finale per i clienti.
Tutto ciò è andato a vantaggio di:
- Snellimento delle fasi di organizzazione
- Aumento dell’indice di gradimento nonché di coinvolgimento dei partecipanti
- Migliore efficacia della comunicazione
- Notevole riduzione dei costi di organizzazione
- Stress per gli organizzatori.
Questi vantaggi credo siano già sufficienti a convincerti che forse è giunto il momento di trovare un gestionale che ti agevoli la vita e che, finalmente, possa migliorare la qualità delle tue procedure che attui solitamente per organizzare un matrimonio.
Senza considerare il tempo che potrai liberare a vantaggio della tua vita privata: sai già come la penso sulla necessità di dedicare del tempo a ciò che si ama, vero?
Se non lo sai o l’hai dimenticato, ripassa la Teoria del Gold Flamingo, contenuta nel mio Libro di Wedding Marketing Professionale.
Le tecnologie, quindi, possono diventare il tuo più grande alleato anche perché il loro obiettivo principale è quello di semplificare a tutti la vita e far risparmiare tempo prezioso.
Per me, ad esempio, che lavoro nel marketing, senza tecnologia potrei fare ben poco, ma anche tu che organizzi matrimoni devi cominciare a considerare la tecnologia come alleata della tua professione.
La mia missione, infatti, è quella di portare nel mondo dei matrimoni la mentalità aziendalista tipica di chi lavora nel marketing ed entra nelle grandi aziende. Questo perché parto dal presupposto che, a prescindere dalle dimensioni del tuo business, devi approcciare come imprenditore e non solo come professionista.
Non a caso, nel mio libro e sul mio sito web, troverai spesso la frase “da professionista a imprenditore del matrimonio”.
Devi sapere, quindi, che nel mondo ogni giorno nascono sempre nuovi strumenti che ti permettono di portare il tuo brand ad un livello successivo, distinguendoti dalla concorrenza e un software gestionale per organizzare matrimoni potrebbe essere, ad esempio, quello smalto in più rispetto ai tuoi colleghi che organizzano ancora matrimoni con carta e penna o, se tutta va bene, con excel!
Detto ciò, ora sono sicura che starai pensando: “Sì ma, quanto mi costa comprare un gestionale che mi aiuti ad organizzare matrimoni?”
Calma, calmaaaa!
Io offro soluzioni non illusioni (lol) perciò lo strumento che sto per illustrarti è GRATIS, o aggratis se preferisci.
Partiamo dal presupposto che io non sono fan dei software customizzati, salvo strette e specifiche necessità, questo perché spesso gli sviluppatori che si cimentano in programmi personalizzati non hanno a disposizione molto budget dai committenti, sicché spesso questi prodotti sono pieni di bug difficili da correggere e che richiedono assistenza continua.
Nel web invece esistono prodotti rodati e alla portata di tutti, sia in termini di usabilità che di accessibilità economica, essendo gratuiti appunto.
Oggi te ne illustro uno, in particolare, che io stessa ho utilizzato per la mia agenzia quando eravamo più piccoli e meno strutturati ma che mi ha aiutato a mettere le basi per la mia crescita attuale.
Sia chiaro che ogni strumento è adatto per una determinata situazione, ma quello che sto per illustrarti è malleabile e si può strutturare in base alle tue esigenze di organizzatore di matrimoni o musicista, fotografo, atelier di abiti da sposa.
Professionisti del matrimonio vi presento Trello
Trello è una delle migliori piattaforme scaricabili gratuitamente dal web, utilizzabile da desktop ed anche da smartphone, che ti permettono di organizzare qualsiasi cosa, anche un matrimonio.
Si tratta di un gestionale che ti consente di avere una visione d’insieme delle cose da fare e di come smistare i carichi di lavoro anche tra più persone, collaboratori interni o esterni.
Trello è infatti un ottimo programma per organizzare matrimoni in quanto ti consente di inserire al suo interno anche professionisti diversi per ogni matrimoni, ipotizzando che la squadra di collaboratori potrebbe essere diversa, anche solo parzialmente, sui diversi matrimoni.
Dimentica quindi le (maledettissime) chat di WhatsApp, le mail disordinate e prolisse con decine di destinatari in copia o le telefonate plurime e sconnesse: organizzare un matrimonio e il relativo workflow di lavoro del tuo wedding team diventerà molto più semplice.
Come funziona Trello?
Trello è il tool per eccellenza per quei team di lavoro che lavorano a distanza, ovvero ognuno nel proprio ufficio/studio/atelier: situazione classica del team di organizzazione di un matrimonio, ove i singoli professionisti contribuiscono allo sviluppo del progetto wedding mantenendo la propria individualità e sede professionale.
Per chi lavora in questo modo la necessità più evidente è quella di essere aggiornati su ciò che fanno gli altri membri del team, classica modalità del cosiddetto “lavoro in silos” che, ricordando i silos della fattoria notoriamente ottimi per immagazzinare materiale sfuso ma pessimi per produrre qualcosa di cumulativo, necessitano di una piattaforma comune per condividere idee, spunti, aggiornamenti su uno stesso progetto.
Esattamente come avviene nei team wedding: ogni singolo professionista/membro del team è bravo nel suo ma se non c’è comunicazione di squadra il progetto non riesce o riesce con fatica e taaaanto stress.
In altri termini, Trello consente di:
- Fornire una guida operativa per i gruppi di lavoro
- Migliora la produttività
- Migliora e rende più efficace la comunicazione nel team
- Comunicare efficacemente con gli sposi che potranno essere aggiornati sullo stato di avanzamento dell’organizzazione del proprio matrimonio.
Allora che te ne pare? Cimentati subito nell’uso di questa piattaforma e fammi sapere come ti trovi.
Infine, se oltre ai suggerimenti su come organizzare il tuo wedding team vuoi saperne di più sul wedding marketing, scarica gratuitamente 30 pagine del mio libro per farti un’idea di come può cambiare il tuo modo di fare business nel settore matrimoni.
