Potrebbe sembrare un’assurdità parlare ad un professionista del wedding di time management eppure vi assicuro che è il cruccio di molti specialisti del matrimonio.
Se da un lato il time management è la skills più diffusa tra i wedding professionals per l’organizzazione di un matrimonio a regola d’arte, questa attitudine diventa di difficile applicazione quando si tratta di organizzare la propria azienda o le proprie attività personali, entrambe lasciate quasi sempre al caso.
Che tu sia un professionista del matrimonio o degli eventi, o semplicemente un imprenditore/trice di stesso/a, con questo articolo voglio quindi aiutarti a trovare un metodo che possa renderti una persona organizzata sia nel professionale che nel personale: insomma voglio darti poche ma pratiche indicazioni per renderti il re (o la regina) del time management.
Andiamo per ordine.
DEFINIZIONE DI TIME MANAGEMENT
Il Time management è definito dal dizionario Oxford come “the ability to use one’s time effectively or productively, especially at work” che tradotto in italiano è la capacità di utilizzare il proprio tempo in modo efficace e produttivo, soprattutto al lavoro.
Quali sono i concetti chiave di questa definizione? Efficacia e produttività, rappresentano l’essenza del time management di un wedding entrepreneur di successo. Ragioniamo su, quindi, prima di giungere a parlare di quali tips pratiche puoi appuntarti per migliorare questi aspetti che, aimè sono il punto dolente di tutti gli imprenditori del matrimonio (e non solo, devo ammettere).
PERCHÉ NON RIUSCIAMO A GESTIRE BENE IL NOSTRO TEMPO
Il mondo nel quale viviamo è sempre più connesso, sempre più smart e la tecnologia che, da un lato ci ha promesso di aumentare la nostra produttività, al tempo stesso ci ha derubati della concentrazione. Le continue notifiche e distrazioni dei nostri smartphone e computer incidono negativamente sulla nostra attenzione, e ci portano a sprecare tempo prezioso.
Ti ho già parlato diversi mesi fa di infobesity come quella sindrome da sovraccarico cognitivo causato dall’abnorme quantità di informazioni da cui siamo bombardati quotidianamente e da cui ti invito a preservarti affinché tu abbia pieno polso sul tuo time management.
Esistono una serie di accorgimenti, infatti, che puoi adottare per riprendere il controllo della tua attenzione e tornare ad essere padrone del tuo tempo, ed essere finalmente libero di concentrarti sulle cose necessarie e aumentare esponenzialmente la tua produttività, a vantaggio della tua azienda e della tua sfera di vita personale.
TIPS PER UN BUON TIME MANAGEMENT
Ogni anno scrivo un articolo come questo in questo periodo, ed ogni volta provo a riportare ciò che studio, applico e quindi imparo per le mie aziende e per tutte quelle dei miei clienti: se c’è una cosa per la quale mi ritengo fortunata, infatti, è la grande possibilità di praticare che ho grazie alla quantità di casistiche che gestisco ogni giorno.
É professionalmente stimolante constatare come un metodo, un sistema, una teoria sia passibile di variazioni in base all’applicazione al caso specifico, indice che nulla è davvero ripetibile.
In questo articolo voglio riportarti delle indicazioni su come migliorare il time management, un sistema che ho appreso dalla lettura del libro Free To Focus di Michael Hyatt. Ma prima di addentrarmi nei consigli che Hyatt propone nel suo libro, ti premetto una sua citazione affinché tu ti predisponga al meglio a recepire i suggerimenti preziosi che questo autore americano fornisce e che io ti riassumerò:
Siamo tutti inclini agli stessi errori: diamo troppa importanza ai sistemi che utilizziamo da tempo, e ci rifiutiamo di cambiare (cit. M. Hyatt).
Il sistema proposto da Hyatt ha come obiettivo quello di ottenere di più lavorando meno: “un sogno!”, dirai, ma che si può avverare aggiungo io. Il programma si articola in tre passi fondamentali, ciascuno dei quali comprende tre azioni.
Primo passo: fermati, è il momento di chiederti cosa vuoi veramente.
Ti ricordi quando ti parlai di cambiamento, all’inizio di questo anno? Già allora ti proponevo, in buona sostanza un reset: uno stop mentale per fare il punto della situazione per poi ripartire, in qualche modo, avendo le idee più chiare.
Seguendo il metodo di Hyatt, puoi quindi fare questo primo passo con le seguenti tre azioni:
1. Decidi cosa vuoi
2. Valuta la strada
3. Ridai energia alla tua mente e al tuo corpo.
Quest’ultima azione ti ricorderà forse uno degli assets della Teoria del Gold Flamingo che avrai letto sul mio libro Wedding Marketing Professionale.
Secondo passo: elimina tutto ciò che non è necessario.
Nostro malgrado, nella nostra quotidianità compiamo un sacco di attività che non ci portano piacere ed anzi ci tengono lontani dal raggiungimento dei nostri traguardi: microazioni che distolgano la nostra attenzione ci fanno perdere un sacco di tempo che si rivela poi improduttivo.
Per migliorare su questo aspetto le tre azioni da compiere sono:
1. Allena il tuo muscolo del “no”
2. Automatizza le tue attività
3. Delega parte delle tue attività.
Terzo passo: agisci e applicati sui tuoi veri compiti.
Se riesci nei primi due passi, vedrai come riuscirai a mettere le tue risorse al lavoro per raggiungere i tuoi obiettivi personali e di business, dedicandoti a ciò che ti piace fare e all’essenza della tua professione di specialista del wedding.
Le tre azioni da compiere per riuscire a compiere questo passo sono:
1. Consolida e pianifica la tua settimana ideale
2. Dai a ciascun compito le sue priorità
3. Sconfiggi le distrazioni e interruzioni durante le attività.
Per compiere questi tre passi potrebbe esserti d’aiuto 3 metodologie di gestione del tempo e time management:
• Il Time Chuncking per dividere la tua settimana in blocchi
• La Matrice di Eisenhover per imparare a prioritizzare le attività in modo corretto
• Tecnica del pomodoro per rimanere focalizzato.
Sulle prime due metodologie è stato strutturato, non a caso il Daruma Planner, la nostra agenda ormai alla seconda edizione che ogni anno progettiamo e realizziamo con tiratura limitata di 100 pezzi per i nostri clienti, con l’obiettivo di supportarli nel time management e, quindi, nel raggiungimento degli obiettivi di business.
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